コロナ禍での働き方改革も合わさってハンコ文化からの脱却が話題になっています。
ハンコの廃止について法律との兼ね合いから検討してみます。

１　ハンコの役割

そもそもハンコは何のために押すのでしょうか

⑴　本人が作った文書であると証明するため

例えば，訴訟において契約書を証拠として提出する場合には，その契約書を本人（またはその指示を受けた人）が作成したと証明する必要があります。
この証明において，本人の印章（ハンコ）による印影がある場合には，本人が作成したと推定されます（民事訴訟法２２８条４項）。
これは，他の方法で証明しても構いませんが，ハンコが押されている場合には証明が容易になるというものです。

⑵　法律上の要請

例えば，取締役会の議事録については，出席した取締役は議事録に署名又は記名押印しなければなりません（会社法３６９条３項）。
ただし，同時に電磁的記録による書面作成と電子署名が置かれていることが多いです（例えば同条４項）。

⑶　相手方の要請

相手方から上記理由でハンコを押すことを要請されるものです。
実際には，相手方も本当にハンコが必要かを検討しておらず慣例に基づいてハンコを要請しているケースも多いでしょう。

２　ハンコに代わる手段

上記役割を代替できる手段を検討してみます。

⑴　証明の観点

本人が作った文書であると証明するためのハンコであれば，他の方法で証明することができればハンコは不要といえます。
また，そもそも紙の文書を作る必要があるかという点も疑う必要があるでしょう。

紙の契約書であればハンコではなく署名（サイン）でも構いません（むしろ世界的にはそちらが普通です）。
さすがに，署名も押印もない場合には契約の有効性が争われるので，紙で作成する場合はこれ以上の省略は困難でしょう。

データで契約書を作るのであれば，電子署名という方法があります。
要件を満たした電子署名がなされている場合には，ハンコが押されている場合と同様に本人が作成したと推定されます（電子署名法３条）。
ただし，契約書の電子化には「相手もシステムを導入している」という条件が付いてしまいます。

稟議書などの社内文書についてはどうでしょうか。
これらは，そもそも紙にする必要があるか，ハンコを押す必要があるかという観点から検討が必要です。
これらには実印ではなく三文判の認印が使われることも多く，ハンコが押されているとしても，本人が作った文書ではないという反証が容易です。
社内で各人が閲覧して承認したことを示すのであれば，専用のシステムを作ったり，メールを利用すれば，手間も時間も費用も少なくて済むでしょう（本人以外が送受信できないシステムであれば送受信履歴を証拠とできます）。

⑵　法律上の要請の観点

紙の書面を作って署名・押印をすることが法律で定められている文書については，ハンコを廃止することはできません。
ただし，多くの書面については，紙の書面に代わる電子的記録を作成し，電子署名を行うことで代用できると定められています。

⑶　相手方からの要請の観点

上記代替方法があることを相手方に説明して納得してもらうことができれば廃止することが可能です。
実際には，相手方次第なので無駄でも廃止できないことが多いでしょう。
むしろ，相手方からハンコの廃止を提案してきたときに対応できる準備をしておくべきでしょう。

３　ハンコを廃止についての考え方

このように考えると，
　契約書などの社外との文書　＝　完全な廃止は困難
　社内文書　＝　ほぼ廃止可能
となるでしょう。

社内文書で紙の書類やハンコが多い場合には余分な手間や保管スペースが必要となっている可能性が高いので見直してみてください（手間＝人件費，保管スペース＝設備費と考えると小さくないコストといえます）。

将来的には，行政や大手企業が積極的にハンコを廃止し，電子署名での対応を求めてくることが考えられます。
その時に備えて，早めにシステムの調査や準備を始めておくべきでしょう。